Tiedonhallintayksikön on tiedonhallintalain (Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019) mukaan ylläpidettävä asiakirjajulkisuuskuvausta. HEUNI on tiedonhallintalain tarkoittama tiedonhallintayksikkö. Kuvauksessa kerrotaan HEUNI:n tietovarannoista ja asiarekisteristä sekä annetaan ohjeet tietopyyntöjen tekemiseen.  

Oikeus tietoon
Viranomaisen hallussa olevat asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole lain perusteella erikseen rajoitettu. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta ja tallenteesta. Tämä niin sanottu julkisuusperiaate on perusoikeus.

Julkisuusperiaatetta sovelletaan viranomaisen asiakirjoihin. Julkisuuslaissa viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut taikka joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa.

Viranomaisen asiakirjat voivat sisältää myös salassa pidettävää tietoa. Salassapidolle on aina jokin julkisuuslaista tai muusta laista tuleva peruste. Julkisuusperiaatetta rajoittavat muun muassa ihmisten yksityiselämä ja yritysten liikesalaisuudet, jotka tarvitsevat suojaa yleiseltä julkisuudelta. Julkisuuslain 10 §:n mukaan salassa pidettävästä viranomaisen asiakirjasta tai sen sisällöstä saa antaa tiedon vain, jos niin erikseen tässä laissa säädetään. Kun vain osa asiakirjasta on salassa pidettävä, tieto on annettava asiakirjan julkisesta osasta, jos se on mahdollista niin, ettei salassa pidettävä osa tule tietoon.

Oikeusministeriön verkkosivuilla https://oikeusministerio.fi/julkisuuslaki löydät lisää tietoa julkisuuslaista sekä sen pohjalta annetuista asetuksista.

Euroopan kriminaalipolitiikan instituutin (HEUNI) tehtävät
YK:n yhteydessä toimiva Euroopan kriminaalipolitiikan instituutti (HEUNI) on toiminnallisesti itsenäinen tutkimus- ja kehittämisinstituutti oikeusministeriön hallinnonalalla. Lisää tietoa HEUNIsta löytyy täältä: 

Tietopyynnön tekeminen käytännössä
HEUNIlle osoitetut tietopyynnöt toimitetaan virastoon, missä ne rekisteröidään määräaikojen seuraamista varten. Tietopyyntö voi olla vapaamuotoinen, mutta siinä on yksilöitävä pyydettävät asiakirjat mahdollisimman selkeästi. Tarvittaessa autamme yksilöimään asiakirjan, josta tieto tarvitaan.

Kirjaamon yhteystiedot ovat:
Käynti- ja postiosoite: Ratapihantie 9, 00520 Helsinki
Sähköposti: [email protected]
Suosittelemme lähettämään henkilötietoja sisältävät viestit salattuna turvapostin kautta: turvaviesti.om.fi

Henkilökohtaisesti toimitetut tietopyynnöt voi jättää Ratapihantie 9 aulavahtimestarille, joka toimittaa ne eteenpäin HEUNIn kirjaamoon. Aulapalvelu on avoinna arkisin klo 8.00–16.15.

Tietopalvelu on pääosin maksutonta kuitenkin asiakirjojen antamisesta ja tiedon esille hakemisesta voidaan periä maksu julkisuuslain 34 § mukaisesti. 

Tietopyyntöön vastaaminen
Pyydetyn tiedon julkisuutta arvioidaan asia- ja asiakirjakohtaisesti. Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä (julkisuuslain 14 §:n 4 momentti). Tyypillisesti valmisteluvaiheessa olevat asiakirjat eivät ole vielä julkisia asiakirjoja, joista voidaan luovuttaa tietoa.

Jos HEUNI vastaanottaa tietopyynnön, joka kuuluu toisen viranomaisen toimialaan, se siirretään kyseisessä asiassa toimivaltaiselle viranomaiselle hallintolain (434/2003) 21 §:n nojalla.

Mikäli virasto ei voi antaa pyytämääsi tietoa, annamme sinulle pyydettäessä päätöksen, josta voit valittaa hallinto-oikeuteen.

Asiarekisteri
Asiarekisteri on rekisteri vireille saapuneista tai laitetuista asioista, niiden käsittelyvaiheista, toimenpiteistä sekä toimenpiteisiin liittyvistä asiakirjoista ja muista tiedoista. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy viraston asianhallintajärjestelmään, paperimuotoisiin tietoaineistoihin sekä valtion yhteisiin tietojärjestelmiin.

HEUNIn asiarekisteri sisältää virastoa koskevassa laissa (900/2022) kuvattujen tehtävien hoitamisessa avattujen asioiden käsittelyä kuvaavat tiedot. 

Tietovarannot ja järjestelmät
HEUNIn tietovarantoja on seuraavissa järjestelmissä.

HEUNIn osalta HILDA-asianhallintajärjestelmässä käsitellään sekä hallinnolliset että myös viraston sisällölliset asiat. Järjestelmään tallennetaan HEUNIn ulkopuolelta saapuvat ja virastossa laadittavat asiaan liittyvät asiakirjat. HILDA-asianhallintajärjestelmä on otettu HEUNIssa käyttöön 4.10.2023 alkaen, ennen sitä syntynyt aineisto on säilytetty analogisessa muodossa. Asiakirjat säilytetään valvotuissa ja pääsynhallinnalla varustetuissa ympäristöissä sekä toimitiloissa.

Hallinnollisten asioiden tietovaranto
Hallinnollisten asioiden tietovarantoon sisältyy mm. henkilöstöön, talouteen, lausuntojen antamiseen, tiedonhallintaan, hankintoihin ja muihin viraston hallinnollisiin tehtäviin liittyvät tietoaineistot.  Hallintoon liittyvää aineistoa löytyy myös:

  • valtionhallinnon henkilöstö- ja taloushallinnon tietojärjestelmistä (esimerkiksi Kieku-, Valtiolle.fi-, Tahti- ja Handi-palvelut)

Substanssiasioiden tietovaranto 
Substanssiasioiden tietovaranto sisältää muun muassa seuraaviin tietoryhmiin kuuluvia tietoja:

  • YK:hon liittyvä toiminta: YK:n tapahtumiin osallistuminen, kansainvälisen neuvottelukunnan toiminta, Stipendiaatit-ohjelman toteuttaminen, avustusten ja lahjoitusten vastaanottaminen
  • Yhteistyö ja suhdetoiminta: ulkopuolisten vierailujen isännöinti, jäsenyydet ulkopuolisissa työryhmissä
  • Ulkopuolista rahoitusta saaneiden hankkeiden hallinta
  • Kilpailullisen toiminnan periaatteet ja suunnittelu
  • Julkaisutoiminta ja viestintä: Tekijänoikeussopimukset, viraston tuottamat julkaisut, esitelmät, mediaesiintymiset, artikkelit, mediatiedotteet sekä arvostelut

Järjestelmien sisältämät tiedot eivät ole saatavilla avoimesti teknisen rajapinnan kautta.

Hakutekijät
Asiakirjojen keskeiset hakutekijät HILDA-asianhallintajärjestelmässä ovat seuraavat:

  • tehtäväluokka
  • asian tunnus
  • asian tai asiakirjan nimi
  • asiakirjatyyppi
  • vireillepanija
  • asian tai asiakirjan päivämäärä